“Non ho mai tempo per fare nulla”, ”è finita la giornata e ho fatto metà di quel che dovevo fare”, “da domani faccio una lista così mi organizzo meglio il tempo”. Quante volte nell’arco della giornata ti capita di pensare e rimuginare su come gestire il tempo in modo migliore? Quanto spesso ti impegni nel fare chek-list, file excel, note sul cellulare ecc. che puntualmente restano in sospeso o finiscono dimenticati? Con questo non voglio dirti che i tuoi tentativi siano sprecati, anzi! Ragionare su come gestire il tempo è un vero e proprio investimento che può apportare benefici nella propria vita in generale. Tuttavia, scusa il gioco di parole, fare congetture, ipotesi, progetti su come gestire il tempo, a volte fa perdere solo tempo invece che guadagnarlo!
Considerando che a prescindere le nostre giornate sono composte da 24 h e su questo non abbiamo potere, andremo ora a ragionare su cosa invece puoi fare per ottimizzare il tuo tempo e esercitare un ruolo più attivo nell’arco della tua giornata.
PRIMA DI RIFLETTERE SU COME GESTIRE IL TEMPO…COSA SIGNIFICA DAVVERO GESTIRLO?
Quando ragioniamo su come gestire il tempo dobbiamo partire da una premessa: il tempo non si può gestire. Il tempo trascorre e noi non possiamo farci nulla, come dicevo sopra la giornata si compone di 24 h e questo resterà invariato anche dopo la lettura di questo articolo. Però, come essere umano hai un grande potere: puoi gestire te stesso nel tempo. Se da un lato infatti non si può controllare il tempo è possibile gestire il modo in cui ci si colloca dentro al tempo stesso, il significato che gli si attribuisce e come si organizzano le varie attività.
Rievoca quelle situazioni in cui hai pensato “sono stato così bene nel fare questa cosa che il tempo è volato”, o “ho fatto tutto ciò che avevo organizzato e la giornata è trascorsa senza accorgermene” o viceversa alle volte invece in cui hai detto “questa giornata non finisce più”, o ancora “o mio dio sono solo le 11”. Eppure una giornata trascorre sempre allo stesso modo, 24 ore, 1.440 minuti, 86.400 secondi. Ciò che fa la differenza, riprendendo quanto scritto sopra, è la percezione che noi abbiamo del tempo che sta passando.
Cosa influenza questa percezione? Possiamo identificare due macro processi:
come ci sentiamo mentre svolgiamo una certa attività nel tempo
come organizziamo il modo di stare nel tempo
Approfondiamo questi processi nel prossimo paragrafo.
COME GESTIRE IL TEMPO: ALCUNE STRATEGIE
A questo punto la tua domanda sarà “come gestire il tempo al meglio? Con quali strategie?”
Premetto che quel che leggerai non andrà a svoltare la tua vita in modo magico ma serviranno attivazione, costanza e anche un tocco personale (le strategie che descriverò sono solo alcuni esempi, da personalizzare e declinare!)
DEFINISCI LA TUA PRIORITà NELLA GIORNATA
Ogni giorno quando ti alzi fatti questa domanda: “quale è quella cosa che se riesco a fare/gestire oggi mi farà sentire soddisfatto questa sera quando andrò a letto?”.
Ti capita di alzarti e nel ragionare su come gestire il tempo ti trovi a fare l’elenco di mille buoni propositi per la giornata? Magari parti con buone intenzioni per poi accorgerti che “hai volato troppo alto”, che ti sei posto obiettivi non perseguibili (su come raggiungere i propri obiettivi ne parlo in questo articolo). Identifica invece una sola cosa, un solo “faro” che guidi la tua giornata ma che ti faccia sperimentare un senso di successo a fine giornata!
Dal finire quel capito ostico della tesi al chiamare quel cliente di lavoro con cui c’è in ballo un progetto importante, ciascuno di noi ha qualcosa che più di altro sente di dover gestire in modo prioritario. Una volta che avrai individuato la tua “azione-faro” sarà più facile organizzare il tempo e cambierà anche il modo in cui lo percepirai…da qualcosa che si teme, che si perde, a qualcosa che invece si governa e si può ottimizzare!
INDIVIDUA LA COSA Più VELOCE DA FARE NELLA GIORNATA
Spesso la sensazione di aver perso tempo si genera dall’accumulo di piccole cose da fare. Queste, sommate tra loro, diventano a un certo punto una montagna insormontabile. Rifletti su tutte le volte che dici “questa cosa impiego un attimo a gestirla, la farò dopo”. Inviare una mail, rispondere ad un messaggio, prendere un appuntamento. Sembrano tutte piccolezze se prese singolarmente. Tuttavia, se non vengono gestite rischiano di contribuire a quella sensazione di passività e impotenza di fronte al tempo che scorre. Quindi, ogni giorno individua la cosa da fare per te più veloce e semplice e falla subito.
SCEGLI UNA COSA DA FARE E CONCENTRATI SU QUELLA
Nei due punti sopra abbiamo parlato di definire l’azione prioritaria e l’azione più rapida da gestire in una giornata. Una volta che hai identificato cosa fare ricordati di restare su quanto definito, non strafare. Potrà capitare che in alcune giornate tu riesca a gestire ciò che ti sei prefissato in tempi più rapidi di quel che pensavi. Questo potrebbe portarti ad alzare l’asticella, ad aumentare il numero di cose da fare o la loro complessità. Il rischio è che questo effetto duri poco e che porti nuovamente a un senso di sopraffazione.
COSTRUISCI LA LISTA…DELLE COSE DA NON FARE
In apertura ho detto che in genere, quando si parla di come gestire il tempo, le liste si rivelano poco utili e strategiche. Vero, ma c’è un ma…di solito si pensa alla lista come a quell’elenco (che diventa infinito) in cui inserire tutte le cose che si dovrebbero fare e che invece si continua a posticipare, rimandare. Immagina invece a una lista “fatta al contrario”, una lista che contiene tutte quelle cose da non fare, tutte quelle azioni che durante la giornata senza accorgertene ti fanno spostare il focus su cose superflue, secondarie, non prioritarie.
Giocare online, scrollare sui social, conversare su whatsapp ecc. possono essere alcune delle attività che quasi svolgi in automatico ma che in qualche modo minano la tua produttività. Certamente un po’ di sana distrazione ci vuole, ma se dai uno sguardo all’utilizzo giornaliero delle varie app che hai sul telefono potresti rimanere sbalordito e rivedere la tua convinzione che hai sempre poco tempo a disposizione. Identifica allora un paio di azioni “perditempo” e prova anche solo a eliminarne una al giorno, con cosa potresti riempire quel tempo? A te le valutazioni!
CHIEDI UNA CONSULENZA
In alcuni momenti della vita, pensiamo ad esempio a periodi particolarmente complessi come fasi di cambiamento (laurea, cambio di lavoro, trasferimento, nascita di un figlio…), mettere in atto queste strategie può essere più difficile perché le variabili in gioco sono tante e ci si può sentire soli e spaesati. In questo caso un percorso personalizzato può fare al caso tuo. Contattami per un confronto mirato sulle tue esigenze.